Servicii promovare în social media - proiect Centrul de consiliere și orientare în cariera de cercetător – regiunea de Vest (ID: #3341)

Raspuns : Bună ziua, Mai jos răspunsurile: Întrebarea nr. 1: Termenul de implementare și raportarea la data semnării contractului Termenul de prestare a serviciilor este data de 18.06.2026, aceasta reprezentând termenul final și definitiv pentru finalizarea și livrarea tuturor activităților și materialelor prevăzute în Caietul de Sarcini, inclusiv a campaniilor de promovare plătită, a conținutului de social media, a interviurilor cu cercetătorii și a raportului de performanță. Recepția serviciilor se va realiza la data de 19.06.2026, aceasta reprezentând data limită pentru transmiterea raportului final și finalizarea procesului de recepție. Termenul de 18.06.2026 este ferm și absolut fix, indiferent de data la care are loc semnarea contractului. Prestatorul are obligația de a-și planifica și dimensiona resursele astfel încât toate activitățile să fie finalizate în termenul prevăzut, inclusiv etapele de strategie, producție de conținut, circuitul de aprobare, implementarea campaniilor plătite, monitorizarea și raportarea. Întrebarea nr. 2: Definirea celor minimum 15 acțiuni/materiale de promovare Conform Caietului de Sarcini, prin „acțiune de promovare" se înțelege o inițiativă distinctă de comunicare sau promovare, care poate include unul sau mai multe materiale de promovare. Tipurile de conținut și formatele acceptate sunt exemplificate în Caietul de Sarcini și includ materiale grafice, bannere, texte sau alte formate adaptate platformelor digitale utilizate. Tematicile și direcțiile de comunicare ale acțiunilor vor fi stabilite prin strategia de marketing și comunicare elaborată de prestator și aprobată de achizitor, în conformitate cu obiectivele proiectului și cu publicul țintă vizat. Întrebarea nr. 3: Platformele acceptate pentru promovarea plătită Da, LinkedIn Ads poate fi utilizat ca platformă echivalentă eligibilă, în funcție de strategia de comunicare propusă de ofertant și aprobată de achizitor. Având în vedere că publicul țintă al proiectului include doctoranzi, postdoctoranzi, cercetători, cercetători seniori, cercetători străini, mediul academic și mediul economic, LinkedIn Ads reprezintă o platformă cu relevanță demonstrabilă pentru atingerea acestor categorii. Condiția utilizării oricărei platforme rămâne respectarea cerinței minime de utilizare a cel puțin două platforme de promovare plătită, conform Caietului de Sarcini. Întrebarea nr. 4: Modul de calcul și justificare a bugetului de media spend Procentul de minimum 40% se calculează din valoarea totală a contractului fără TVA și reprezintă suma alocată exclusiv costurilor directe de promovare plătită, adică sumele efectiv cheltuite pe platformele de advertising alese, reprezentând costuri directe facturate de platformele de promovare digitală. Nu sunt incluse în această valoare costurile de producție a materialelor, costurile de management al campaniilor sau orice alte costuri operaționale ale prestatorului. Documentele justificative acceptate pentru dovedirea bugetului de media spend includ facturile oficiale emise de platformele de advertising, însoțite de capturi de ecran din conturile de advertising, extrase din conturile de campanie și rapoarte de performanță generate de platforme. Achizitorul poate solicita documente justificative suplimentare în vederea verificării conformității cheltuielilor. Se acceptă plata facturilor emise în alte monede decât RON. Deși majoritatea platformelor menționate în Caietul de Sarcini facturează în lei, în situațiile în care facturarea se realizează în altă monedă, conversia se va efectua la cursul BNR din ziua semnării contractului, suma finală în echivalent lei trebuind să reprezinte cel puțin 40% din valoarea contractului fără TVA. Întrebarea nr. 5: Accesul la conturile social media și la conturile de advertising Achizitorul va facilita accesul prestatorului la conturile de business și la paginile de social media ale proiectului, în măsura necesară implementării activităților contractuale. Toate acțiunile desfășurate în conturile respective vor fi realizate exclusiv după notificarea prealabilă a achizitorului și sub stricta supraveghere a acestuia. Bugetul de promovare plătită va fi rulat prin conturile de advertising ale achizitorului, utilizând datele de facturare și instrumentele de plată ale prestatorului, în baza unui acord prealabil între părți privind modalitatea tehnică de implementare. Prestatorul va asigura trasabilitatea completă a cheltuielilor de advertising și va pune la dispoziția achizitorului toate documentele justificative aferente, conform prevederilor privind raportarea și documentarea cheltuielilor. Întrebarea nr. 6: Realizarea celor 5 interviuri tip testimonial cu cercetători Achizitorul nu va pune la dispoziție o listă inițială de cercetători. Identificarea și propunerea cercetătorilor eligibili pentru interviuri reprezintă obligația integrală a prestatorului, conform Caietului de Sarcini. Achizitorul va analiza propunerile primite și va transmite aprobarea sau observațiile sale, iar interviurile vor fi realizate exclusiv după obținerea aprobării prealabile a achizitorului pentru fiecare cercetător propus. Toate aspectele logistice aferente - contactarea cercetătorilor, programarea întâlnirilor, pregătirea temelor de discuție și confirmarea disponibilității acestora sunt în sarcina integrală a prestatorului. Fotografiile portret vor fi realizate fizic de către prestator, în condiții tehnice uniforme, cu același tip de fundal, iluminare și cadraj, astfel încât ansamblul materialelor să prezinte un aspect vizual unitar și consistent, iar fiecare cercetător să fie prezentat în mod echivalent și pozitiv, indiferent de contextul individual al sesiunii foto. Această cerință decurge din necesitatea asigurării coerenței vizuale a campaniei de promovare. Materialele: interviurile, textele de prezentare și conținutul adaptat pentru social media vor fi realizate atât în limba română, cât și în limba engleză, în conformitate cu profilul internațional al publicului țintă al proiectului, care include cercetători străini și beneficiari ai programelor europene de cercetare. Întrebarea nr. 7: Fluxul de aprobare a materialelor Conform Caietului de Sarcini, achizitorul are responsabilitatea de a transmite feedback în termen util pentru respectarea graficului de implementare. Termenul de implementare de 18.06.2026 este ferm și nu va fi ajustat sub nicio formă, inclusiv ca urmare a circuitului de aprobare a materialelor. Prestatorul are obligația de a planifica calendarul de producție cu rezervele de timp necesare pentru circuitul de aprobare și revizie, astfel încât termenul final să fie respectat integral. Responsabilitatea dimensionării adecvate a acestui calendar aparține integral prestatorului. Întrebarea nr. 8: Modalitatea de raportare a indicatorilor de performanță Conform Caietului de Sarcini, indicatorii de performanță vor fi calculați cumulativ pentru toate platformele utilizate în cadrul campaniilor și vor fi demonstrați prin rapoarte generate din platformele de promovare utilizate (Meta Business Suite, TikTok Ads Manager, YouTube Analytics sau echivalent). Indicatorul de minimum 80.000 utilizatori unici atinși (reach) se calculează prin însumarea valorilor de reach raportate individual de fiecare platformă utilizată, conform rapoartelor oficiale generate de platformele respective. Achizitorul nu impune deduplicarea utilizatorilor unici între platforme diferite, întrucât aceasta nu este tehnic realizabilă prin instrumentele standard disponibile prestatorilor. Fiecare valoare de reach raportată va fi susținută prin raportul oficial al platformei corespunzătoare, iar suma cumulată a reach-ului raportat per platformă trebuie să atingă minimul de 80.000 utilizatori unici prevăzut în Caietul de Sarcini. Întrebarea nr. 9 — Formatul materialelor editabile și al materialelor sursă Materialele editabile și fișierele sursă vor fi livrate în formatele native corespunzătoare aplicațiilor profesionale utilizate în producție, în funcție de natura fiecărui material realizat. Sunt acceptate, fără a se limita la: AI, PSD, INDD, PDF editabil, DOCX și orice alt format editabil specific tipului de material produs. Condiția esențială este ca fișierele livrate să permită achizitorului efectuarea de modificări ulterioare în mod autonom, fără dependență de prestator, în conformitate cu prevederile Caietului de Sarcini privind dreptul de proprietate și reutilizare al achizitorului asupra tuturor materialelor realizate în cadrul contractului. Utilizarea resurselor licențiate — fonturi, imagini stock, template-uri, muzică sau elemente grafice — este permisă, cu condiția ca licențele aferente să acopere utilizarea comercială și instituțională, inclusiv utilizarea de către achizitor ulterior finalizării contractului. Prestatorul va documenta și transmite achizitorului toate licențele relevante odată cu predarea materialelor finale. Prezentul răspuns la solicitarea de clarificări face parte integrantă din documentația de atribuire și este opozabil tuturor operatorilor economici participanți la procedura de achiziție.